Hoe kies ik een boekhoudprogramma?

Je wilt niet teveel tijd kwijt zijn aan je boekhouding maar je wilt wel een goed overzicht over je inkomsten en uitgaven zodat je je bedrijf daar op kan sturen. De grote vraag is dan “Welk boekhoudsysteem moet ik kiezen?”.

Ik hoop je in dit blog wat meer duidelijkheid te geven daarover. 

Ten eerste hangt het er natuurlijk vanaf hoe je bedrijf eruit ziet en wat je precies wilt.

  • In welke branche werk je?
  • Hoe verkoop je je producten of diensten?
  • Heb je een fysieke winkel of een webshop?
  • Factureer je op basis van gewerkte uren?
  • Welke bank heb je?
  • Hoever reikt je boekhoudkennis?
  • Hoe groot is je bedrijf… of te wel .. hoeveel facturen stuur je per maand?
  • Heb je personeel in dienst?
  • Wat wil je automatiseren en wat niet?

Ook al heb ik een voorkeur voor Moneybird, ik heb toch zo objectief mogelijk een aantal systemen met elkaar vergeleken en daarbij input gevraagd van de klanten waar ik mee werk. Deze systemen zie ik dus het meeste terugkomen in ZZP en klein MKB bedrijven. Gemak, automatisering en natuurlijk ook de prijs hebben zwaar meegewogen. Voor alle systemen geldt dat het gebruiksvriendelijke systemen zijn maar dat het fijn is als je een training o.i.d. volgt om je het echt eigen te maken en te weten hoe je zelf je boekhouding kunt bijwerken. Op die manier voorkom je onnodige fouten.

Online boekhoudsystemen

De volgende systemen heb ik met elkaar vergeleken:
Moneymonk
Moneybird
Snelstart
Acumulus
E-boekhouden
Exact Online

Excel heb ik niet meegenomen in de vergelijking. In mijn ogen is dat geen boekhoudsysteem. Je doet hier heel veel handmatig werk, het is erg foutgevoelig. Bovendien kan het niet gekoppeld worden aan andere systemen. Dus je kunt je boekhouding niet automatiseren.

En je moet alles nog uitprinten en in multomappen bewaren. Niet meer van deze tijd!

Voor en nadelen boekhoudsystemen

Moneymonk

Voordelen: 

  • Heeft urenregistratiesysteem
  • Software is intuïtief
  • Moneymonk werkt net als Moneybird met boekingsvoorstellen
  • Koppeling met KvK dus makkelijk contacten toevoegen in je boekhouding
  • App beschikbaar zodat je snel je bonnetjes kan toevoegen. Helaas is het niet mogelijk om de bonnetjes direct te koppelen. Dit kan alleen vanuit desktop versie
  • Afschrijvingen worden automatisch uitgerekend.

Nadelen: 

  • Voornamelijk gericht op de verkoop van diensten en niet op producten. 
  • Niet te koppelen met webshops dus erg onhandig als je ook producten/diensten online wilt verkopen. Dan moet je steeds handmatig de facturen aanmaken. 
  • Offertes kunnen niet door klant online worden goedgekeurd
  • Geen UBL facturen
  • Geen Automatische Incasso mogelijk
  • Op bepaalde plekken in het systeem werkt de scan en herken niet; nogal onhandig als je bonnetjes/facturen via scan wilt uploaden.

Moneybird

Voordelen: 

  • Eenvoudig en intuïtief
  • Offerte online laten goedkeuren, automatisch periodieke facturen versturen
  • Automatische bankkoppelingen mogelijk met KNAB, BUNQ, ING en Rabobank, zo staan al je banktransacties automatisch in je boekhouding. Voor overige banken kun je MT940 bestand downloaden.
  • Automatische boekingsregels aanmaken, zodat banktransacties automatisch aan facturen of categorieën gekoppeld worden. 
  • Scan en Herkenfunctie voor het snel inboeken van je inkoopfacturen, KvK gegevens opzoeken via Moneybird
  • Je BTW aangifte rechtstreeks vanuit Moneybird bij de Belastingdienst indienen.
  • App beschikbaar zodat je snel je bonnetjes kan toevoegen
  • Kan gekoppeld worden met diverse webshops en urenregistratiesystemen.
  • QR code op de factuur zodat de klant gemakkelijk kan betalen.

Nadelen: 

  • Heeft geen eigen urenregistratie maar is wel makkelijk te koppelen met diverse systemen zoals Timechimp, Nanda, Timi.

Snelstart

Voordelen:

  • Je kunt met een goedkoop abonnement beginnen en dat verder uitbreiden in modules.
  • Veel koppelingen met andere systemen mogelijk

Nadelen: 

  • De uitbreidingen zijn relatief duur. Waardoor je € 32,50 per maand betaald voor hetzelfde pakket als Moneybird.
  • Als je meerdere gebruikers inzage toegang wilt geven, dan betaal je per gebruiker extra.
  • Heb je een Mac computer dan betaal je hoge kosten.
  • Minder intuïtief als Moneybird, duurt ff voordat je alles gevonden hebt
  • Meer geschikt voor boekhouders, werkt als een traditioneel boekhoudsysteem.
  • Veel bugs volgens diverse forums

Acumulus

Voordelen: 

  • Je kunt een kassalink aanmaken en die achter een betaalknop op je website zetten en dan wordt automatisch een factuur aangemaakt.
  • Automatische jaarrekening voor IB-aangifte. Al is het wel aan te raden om de IB aangifte via een boekhouder te doen die jouw persoonlijke situatie kent. Bovendien kent hij alle aftrekposten. Zonder uitgebreide kennis raad ik je niet aan om zelf de IB aangifte te doen.

Nadelen:

  • Het heeft geen koppelingen met de bank dus je extra check heb je niet en dat is wel heel erg fijn vind ik.
  • Je kunt geen deelbetalingen registreren
  • Je kunt per factuur maar 1 categorie kiezen voor de omzet en kosten
  • Geen scan en herken functie.
  • Je kunt het niet koppelen met andere systemen, alleen met Woocommerce. Verder niks.
  • Geen app beschikbaar.

E-boekhouden

Voordelen:

  • Begroting inlezen
  • Voorraad module

Nadelen:

  • Minder intuitief. Facturatie module is niet zo gebruiksvriendelijk. Foutgevoeliger dan bij andere pakketten.
  • Je moet bijbetalen voor functies als scannen en mailen van je bonnetje/factuur naar systeem waarin het wordt herkend. Bij Moneybird is dat gratis.
  • De banktransacties worden maar heel beperkt herkend.
  • De facturen voor abonnementen moet je maandelijks handmatig genereren en verzenden. Gaat niet geheel automatisch.
  • Ik ben best gevoelig voor design en dit pakket is nog enigszins simpel/ouderwets.
  • De facturen die met Mollie zijn betaald blijven openstaan totdat de betaling is gekoppeld. Dat geeft een verkeerde indruk van de openstaande posten.
  • E-boekhouden kan geen facturen aanmaken voor de bestellingen in webshops. Daar heb je extra plug-in voor nodig. Maar dan moet je alsnog dingen handmatig aanvinken om te verwerken in e-boekhouden. (In Moneybird gaat dat automatisch)
  • Geen Simplerinvoicing. Dus crediteuren kunnen de facturen niet rechtstreeks naar het boekhoudsysteem sturen en het kan niet automatisch verwerkt worden.

Exact Online 

Voordelen:

  • Heeft veel functies dus een erg compleet pakket, meer voor de grote bedrijven.
  • Gratis toegang voor je boekhouder
  • Grote klantenservice

Nadelen: 

  • Erg uitgebreid en minder overzichtelijk systeem. Ik vind het erg omslachtig om ergens te komen, je moet veel klikken en het werkt minder intuitief. Meer voor de boekhouders. 
  • Voor de scanservice moet je per bestand betalen en het duurt een paar uur voordat je een bestand kunt inboeken dat je naar de scanservice hebt gestuurd. Dat gaat niet gelijk als je het bestand inleest.
  • Relatief erg duur voor kleine ondernemers. Is beter voor de grote bedrijven met personeel.

Prijzen

Niet onbelangrijk, wat is de prijs per boekhoudsysteem?

Ik ben voor de prijs uitgegaan van het alle mogelijkheden die Moneybird ook biedt.

Zo heb je bij Snelstart ook een abonnement van € 9,50 maar dan mis je heel veel functionaliteiten die Moneybird wel heeft.

SysteemPrijs per maand
MoneymonkEuro 20,00
MoneybirdEuro 12,00
SnelstartEuro 32,50
AcumulusEuro 9,95
E-boekhoudenEuro 13,90
Exact OnlineEuro 39,00

Ik hoop dat je met dit blog wat op weg bent geholpen om een keuze voor een boekhoudsysteem te maken. Mocht je nog met vragen zitten, en willen weten wat voor jou het beste systeem is. Plan dan een GRATIS adviesgesprek met mij in. Klik hier voor mijn agenda.

P.S. Via mij kun je Moneybird 120 dagen gratis uitproberen, normaal is dat maar 60 dagen. Vraag het hier aan.

Laat een reactie achter





Hoe kies ik een boekhoudprogramma Peggy Peerboom